Assistente de Armazém – vaga interna

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O Parlamento da Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental (Parlamento da CEDEAO), com sede em Abuja, deseja preencher os postos vagos de trabalho abaixo assinalados:

Baixar o formulário de candidatura clicando sobre o link entre parênteses (JOB APPLICATION FORM) e preenche-lo corretamente;
Juntar ao formulário o seu Curriculum Vitae (CV) e uma carta de motivação.
Enviar todos os três (03) documentos ao endereço electrónico indicado.

AS CANDIDATURAS DEVEM SER ENVIADAS PARA:    b37storesassistant@parl.ecowas.int de 31 de março de 2023  a 15 de maio de 2023

VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES:

Sob a supervisão do Responsável Administrativo, o candidato(a) dará assistência na prestação de serviços relacionados com o armazém do Parlamento, a fim de assegurar a disponibilidade, em qualquer altura, de materiais essenciais e regularmente utilizados.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Ser responsável pelo estoque/itens de consumo da Instituição
• Assegurar o reabastecimento adequado e atempado do estoque.
• Receber entregas de fornecedores, após garantir que todas as especificações do artigo e os prazos de entrega são os especificados nas Ordens de Compra ou contrato de fornecimento.
• Assegurar a conformidade dos artigos no contrato de Ordem de Compra/Fornecimento, com a fatura do fornecedor e a nota de entrega/fatura de remessa, antes de gerar uma Nota de Receção de Mercadorias para posterior transmissão ao Departamento Financeiro para processamento do pagamento.
• Emitir estoques/artigos para consumo para as unidades/divisões/departamentos de utilizadores após as aprovações necessárias.
• Monitorizar constantemente os níveis de estoque para evitar a falta de estoque, evitar que os artigos passem de prazo e maximizar o espaço.
• Atualizar os registos de estoque
• Produzir relatórios de estoque periódicos, conforme instruído pela Direção.
• Fazer um inventário físico periodicamente.
• Garantir o uso adequado do espaço e da temperatura nos armazéns.
• Assegurar a limpeza e a segurança dos produtos e do pessoal nos armazéns.
• Prestar assistência na contabilidade dos ativos fixos da Instituição.
• Realizar outras tarefas que possam ser atribuídas.

QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA ACADÉMICA

• Diploma Nacional Ordinário (concedido a alunos que concluíram o ensino médio) em Aquisições e Fornecimento, Gestão de Lojas ou Armazéns, Gestão da Cadeia de Abastecimento, Administração de Empresas ou uma área relacionada, de uma Universidade / Instituição
• 2 anos de experiência de trabalho progressivo, como responsável na Gestão de Lojas ou Armazéns ou serviços relacionados;
• Conhecimento do software de Gestão de Materiais do SAP é uma vantagem.

IDADE LIMITE

Uma idade limite inferior a 50 anos de idade.  Esta disposição não se aplica aos candidatos internos.

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

• Capacidade de fazer sugestões, utilizando o senso comum, que contribuirão para melhorar a forma como o trabalho é realizado e que conduzirão na sua implementação, conforme solicitado.
• Demonstrar experiência de trabalho como membro de uma equipa, de forma eficaz, orientar equipas e ocasionalmente liderar discussões e/ou assumir outros papéis de responsabilidade, conforme necessário.
• Demonstrar capacidade de apoiar a equipa, mantendo-se a par das iniciativas, acontecimentos e necessidades da equipa, ajudando os líderes da equipa conforme necessário.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e ser capaz de obter resultados.
• Capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho, e capacidade de autoavaliação.
• Capacidade de desenvolver e manter as competências e conhecimentos necessários para desempenhar a função de forma eficaz.
• Excelente ética de trabalho, positividade, motivação, flexibilidade e capacidade de resolução de problemas para executar tarefas associadas à posição.
• Capacidade de tomar iniciativas para resolver problemas do quotidiano e fazer recomendações para melhorar a qualidade/quantidade dos serviços aos clientes.
• Iniciativa para ajudar os outros perante diferentes circunstâncias, no âmbito da área de trabalho do candidato (a) e de se referir à pessoa responsável de modo a pedir assistência, quando necessário.
• Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa, de modo a melhor servir as necessidades dos clientes.
• Capacidade de gerir eficazmente o seu próprio tempo e cumprir com as normas e objetivos de serviço relacionados com as responsabilidades atribuídas.
• Compreender como aceder a recursos ou serviços internos para aumentar a consciência cultural e procurar melhorar de forma ativa as competências multiculturais ao interagir com outros que tenham origens culturais e linguísticas diversas, especialmente na África Ocidental.
• Capacidade de ouvir atentamente as ideias, solicitações e dúvidas das pessoas e de compreender, interiorizar e desenvolver competências de gestão diversas de acordo com as regras/políticas da CEDEAO.
• Demonstrar capacidade e competência para incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação equitativa de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho.
• Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e estereótipos de certos grupos e indivíduos e de adotar com eficácia uma conduta inclusiva e culturalmente apropriada.
• Conhecimento básico do mandato das organizações da CEDEAO e das suas funções, particularmente as da própria instituição/agência.
• Conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina da CEDEAO no que diz respeito às responsabilidades atribuídas e aos instrumentos de trabalho.
• capacidade de aplicar as normas da CEDEAO a vários níveis, inclusive em relação ao correio eletrónico, outras tarefas de rotina e de manter registos e informações relativas ao trabalho atribuído, de acordo com as regras e regulamentos.
• Capacidade de aplicar os procedimentos da CEDEAO, no que diz respeito a tarefas e demonstrar compreensão suficiente dos sistemas, processos, regras e/ou normas associadas, de modo a justificar a necessidade dos mesmos, e para identificar erros e consequências.
• Aptidões numéricas com capacidade para recolher, compilar, classificar e resumir dados seguindo instruções claras e simples
• Capacidade de ser inovador em relação a procedimentos estabelecidos, com vista a melhorar o desempenho e/ou os resultados.
• Capacidade de detetar e corrigir erros e de manter registos precisos de indicadores/informações.
• Capacidade de recolher e organizar informações e dados de uma forma simples e compreensível.
• Capacidade de fornecer informações precisas e completas aos supervisores/colegas/clientes conforme solicitado, usando o bom senso, o tato e a diplomacia.
• Capacidade de utilizar computadores, e ter competências avançadas ao nível de processamento de texto, incluindo um conhecimento de operação folhas de cálculo, base de dados, inter/intranet, correio eletrónico e meios de comunicação social.
• Capacidade de ler/ouvir e compreender instruções de rotina e executá-las com supervisão limitada.
• Capacidade de elaborar documentos ao nível da escrita, de forma clara, concisa, lógica e gramaticalmente correto nas três línguas oficiais da CEDEAO e de ter igualmente proficiência ao nível da linguagem verbal.
• Capacidade de abordar questões com outros de forma franca, educada, oportuna e direta.
• Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC).
• Ser fluente a nível oral e escrito numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O conhecimento de uma língua adicional será uma vantagem extra.
• Capacidade de organizar tarefas de rotina, de identificar soluções para abordar questões divergentes ou incertezas na execução de novas tarefas ou tarefas que estão numa fase transitória.
• Capacidade para desenvolver objetivos de trabalho e identificar os passos necessários para atingir esses objetivos.
• Capacidade de compreender e contribuir para objetivos de equipa ou unidade de trabalho, conforme orientado pelo supervisor.
• Capacidade de trabalhar dentro das bem estabelecidas práticas do escritório e equilibrar múltiplas tarefas dentro de prazos estabelecidos.