Responsável de Aquisições – vaga interna

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O Parlamento da Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental (Parlamento da CEDEAO), com sede em Abuja, deseja preencher os postos vagos de trabalho abaixo assinalados:

Em conformidade com a política da CEDEAO, as vagas serão primeiro publicadas internamente, de modo a dar uma oportunidade aos candidatos internos das instituições da CEDEAO. Por conseguinte, o pessoal interessado e qualificado de todas as instituições e agências da CEDEAO são convidados a se inscrever on-line seguindo as etapas abaixo:

• Baixar o formulário de candidatura clicando sobre o link entre parênteses (JOB APPLICATION FORM) e preenche-lo corretamente;
• Juntar ao formulário o seu Curriculum Vitae (CV) e uma carta de motivação.
• Enviar todos os três (03) documentos ao endereço electrónico indicado.

AS CANDIDATURAS DEVEM SER ENVIADAS PARA:   b37procurofficer@parl.ecowas.int de 31 de março de 2023  a 15 de maio de 2023

VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES:

Sob a supervisão do Responsável Principal, da Administração Geral e Conferência, o candidato (a) será responsável pela gestão das atividades diárias de aquisição no Parlamento, desde o pedido até à entrega dos bens e serviços.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

1. Elaborar e Executar planos de aquisições para apoiar as necessidades comerciais e operacionais com base nos requisitos declarados nos planos comerciais e orçamentos dos departamentos;
2. Em colaboração com o Departamento das Finanças, assegurar o pagamento atempado, e/ou a resolução de quaisquer questões de carácter financeiro, relacionadas com as atividades de contratação pública;
3. Manter-se atualizado (a) sobre as condições do mercado, incluindo as origens das listas de produtos, disponibilidade de preços e competitividade, e assegurar que os custos são justos e razoáveis antes da aprovação de qualquer aquisição;
4. Dar Assistência aos vários departamentos para a execução dos termos de referência ou especificações que poderão ser utilizadas para vários fins e fazer recomendações para assegurar o cumprimento das regras e procedimentos da CEDEAO, relativas aos Bens e Serviços;
5. Preparar documentos para concursos públicos, incluindo projetos de contratos e outros documentos relacionados a concursos públicos, conforme as instruções do Chefe de Aquisições;
6. Preparar todos os anúncios para publicação (Convite para Concursos Públicos, Anúncios de Pré-qualificação) como acordado;
7. Dar acompanhamento às várias aquisições – desde o pedido até à entrega ou receção pelo requisitante – assegurando que as prioridades são cumpridas;
8. Dar assistência à Comissão de Avaliação na análise das Propostas e assegurar o cumprimento das regras e procedimentos;
9. Como secretário(a) da Comissão de Avaliação, preparar todos os relatórios de avaliação em conformidade com as decisões da Comissão;
10. Finalizar todos os Contratos para assinatura e monitorizar a sua implementação em colaboração com o Departamento Técnico;
11. Elaborar/fornecer relatórios trimestrais abrangendo bens e serviços adquiridos aquando da implementação do plano de aquisições aprovado;
12. Manter um registo central dos principais contratos, de modo a registar com precisão o progresso dos contratos com os fornecedores, desenvolver uma base de dados apropriada para os principais fornecedores, comerciantes principais e Consultores, e acompanhar acordos com os fornecedores, empreiteiros e consultores, relacionados com o de nível de serviço;
13. Assegurar o arquivo adequado de todos os documentos relacionados com as Aquisições (Plano de Aquisições, Dossiers de Concurso Público, Publicações , relatórios de avaliação , contratos);
14. Desempenhar quaisquer outras funções oficiais atribuídas pelos superiores hierárquicos.

QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA ACADÉMICA

Educação: Um Responsável de Aquisições com um diploma de ensino superior (no mínimo uma Licenciatura ou equivalente) em Administração de Empresas, Administração Pública, Engenharia, Direito Público/Comercial ou outra área relacionada. O certificado de formação pertinente à aquisição de bens/serviços, obras e serviços intelectuais, deve ser considerado como uma vantagem adicional.

Experiência: Pelo menos cinco (05) anos de experiência em Contratação Pública, com experiência em procedimentos de contratação de parceiros de desenvolvimento tais como o Banco Mundial, o AFDB (Banco Africano de Desenvolvimento), ou a União Europeia.

IDADE LIMITE

Uma idade limite inferior a 50 anos de idade.  Esta disposição não se aplica aos candidatos internos.

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

• Um bom conhecimento e compreensão do processo de aquisição, métodos de aquisição e preparação de documentos de concurso público para bens e serviços;
• Ter conhecimento dos princípios e técnicas de negociação;
• Capacidade de desenvolver relações estratégicas com fornecedores-chave e de manter técnicas de abordagem de fornecedores;
• Capacidade de planear e organizar o processo de aquisição;
• Compreensão da importância da Auditoria e da conformidade financeira e do seu impacto no processo de aquisição;
• Conhecimento de todos os processos operacionais para identificar e avaliar as fragilidades nos controlos de vigilância; capacidade de reforçar os processos, para mitigar/eliminar eficazmente um potencial incumprimento e falta de ética; capacidade de realizar análises de normas e modelos estatísticos de processos e controlos, com objetivo de detetar anomalias/pontos fracos.
• Bom conhecimento de um Planeamento de Recursos Empresariais (ERP), tais como os módulos de Gestão de Materiais do SAP será uma vantagem adicional.
• Fortes competências relativamente ao conjunto de aplicações do Microsoft Windows, nomeadamente, MS Office, Excel, Word, PowerPoint, Project, incluindo e-mails e programas de Internet
• Análise crítica e ser um bom ouvinte
• Excelente capacidade para preparar relatórios e documentos e defendê-los confiantemente
• Capacidade de comunicação e transmissão de informação de forma clara e concisa
• Fortes capacidades organizacionais com a capacidade de dar prioridade à carga de trabalho, lidar com múltiplas tarefas em simultâneo e prestar atenção aos detalhes

• Manter a integridade, a objetividade e a confidencialidade.